Associazione di Fondazioni e Casse di Risparmio spa

La rivoluzione digitale ha dato i primi frutti nel risparmio dei tempi e nella semplificazione dei processi

L’Associazione di Fondazioni e Casse di Risparmio spa  è l’ente di riferimento e coordinamento delle Fondazioni di origine bancaria in Italia, molto attive nel sociale e con un importante ruolo nella tutela e promozione del patrimonio artistico italiano. Acri raccoglie quindi una novantina di fondazioni bancarie tra i suoi soci oltre ad alcuni enti collegati.

Lavoriamo fin dal 2000 con Acri e li abbiamo accompagnati nella digitalizzazione dei processi attraverso il web. Abbiamo creato il portale con uno strumento CMS particolare per la gestione del sito web, a coprire l’esigenza complessa di pubblicistica seguendo le direttive dell’ufficio stampa. Il portale inoltre fa da contenitore a diversi moduli di raccolta e consultazione dati in area riservata, necessari al coordinamento dell’associazione. Attualmente contiamo oltre 480 utenti attivi.

Il CMS per il sito pubblico ha le seguenti caratteristiche:

• Contenuto generico full article:
  Ogni contenuto generico costituisce un oggetto “articolo” dotato di tutte le proprietà e le liste necessarie nelle varie casistiche e/o posizioni all’interno del sito: date di inizio e fine pubblicazione, titolo, abstract, testo (con rich text editor), una lista di foto, una lista di allegati (con l’opzione per creare automaticamente pdf sfogliabili), una lista di link, etc.

• Versionamento e tracciabilità:
  Ogni modifica ad un articolo genera automaticamente una nuova versione tracciando data ora e utente che l’ha generato. In ogni momento è possibile recuperare con un clic una qualsiasi versione precedente.

• Contenuti ad albero:
  Tutti i contenuti del sito sono organizzati ad albero secondo il paradigma di un archivio a cartelle: i nodi sono le cartelle e i rami o foglie sono costituiti dai singoli articoli con il loro ordine all’interno di un nodo.

• Utenti profilati e multilivello:
  Ad ogni utente compete un profilo di abilitazione (lettura/scrittura o solo lettura) definibile puntualmente dall’amministratore, inoltre avrà accesso solo ai contenuti del suo ramo di competenza e tutti i nodi o rami in esso contenuti. In questo modo alcuni utenti possono gestire solo una sezione del sito con diritti limitati: ad esempio uno stagista carica solo i contenuti del nodo rassegna stampa senza il diritto di pubblicarli; oppure l’ufficio bilancio può gestire tutti i documenti del ramo bilancio.

• Layout indipendente:
  Ogni nodo può ereditare il layout grafico del ramo che lo contiene oppure averne uno proprio. Diversi template di layout possono essere quindi realizzati per caratterizzare diverse sezioni del sito creando facilmente minisiti o pagine tematiche.

• Home page collage:
  La home page è realizzata secondo il paradigma del collage di contenuti presenti all’interno dell’albero nella griglia di layout definita, secondo l’approccio giornalistico del settimanale che riporta in copertina foto e titolo di alcuni articoli presenti all’interno, dando loro quindi una maggiore evidenza.

Area riservata

Gli utenti dell'area riservata hanno a disposizione un albero di contenuti ed articoli specifici a loro riservati, oltre a diverse funzionalità di gestione e raccolta dati sviluppate negli anni. Ciascuna di queste funzionalità è stata identificata in un modulo ben definito, sul quale diversi utenti hanno diversi livelli di abilitazione che l’amministratore del portale può definire puntualmente tramite la gestione utenti.

Ogni modulo ha sostituito man mano tutta una serie di comunicazioni cartacee, via fax o via mail che richiedevano un tempo lungo ed una notevole complessità di lavorazione. La rivoluzione digitale ha dato i primi frutti nel risparmio dei tempi e nella semplificazione dei processi.

I moduli ad oggi realizzati sono i seguenti:

• Bilancio:
  Per l’upload dei dati bilancio da parte di ogni socio fondazione e l’analisi comparativa con diversi criteri di confronto: per zona, dimensione, periodo, voci singole o raggruppate etc.

• Analisi della gestione:
  Per l’upload e quindi la possibilità di consultazione da parte dei soci delle analisi annuali sul bilancio redatte da Acri.

• Erogazioni:
  Per la raccolta dati sull’attività erogativa delle fondazioni, sia da form diretto puntuale, sia da upload formati standard prodotti da software gestionali. Sono presenti poi strumenti di analisi elementare e comparata fino alla predisposizione di cubi multidimensionali per analisi su pivot table configurabili via drag and drop, con funzioni drill-down e roll-up.

• Personale:
  Per la raccolta e il controllo dei dati riguardanti il personale impiegato: quantità, ruoli e retribuzioni, in modo da dare ad Acri materiale per l’analisi dei costi.

• Partecipazioni societarie:
  Per la gestione e il monitoraggio delle partecipazioni societarie.

• Progetti:
  Per la condivisione dei progetti promossi dalle varie fondazioni bancarie.

• Convegni borse e premi:
  Per la condivisione e il monitoraggio tramite reportistica specifica delle iniziative promosse, delle borse di studio e dei premi.

• Notizie dalle associate:
  Per dare modo ai soci fondazioni di caricare notizie locali in modo che l’ufficio stampa Acri possa valutarle e scegliere pubblicandole nel minisito FondazioniOnLine, secondo il paradigma input distribuito, promozione globale.

• Comunicazioni:
  Per distribuire info rapide di segreteria con notifica automatica integrata via mail e/o via SMS e gestione della conferma di lettura.

• Comunicazioni ufficio stampa:
  Per la distribuzione di info rilevanti al contesto delle fondazioni bancarie da parte dell’ufficio stampa.

• Rassegna stampa:
  Integrazione con servizi di terze parti, agenzie giornalistiche, fornitrici della rassegna stampa quotidiana, per la consultazione riservata ai soci e l’archiviazione pluriennale. 

R’accolte / DBarte

Con Acri abbiamo sviluppato il portale R’accolte attraverso il quale le Fondazioni Bancarie pubblicano foto e dati delle opere d’arte del loro patrimonio. Lo sforzo di Acri è comunque quello di aiutare i propri soci nella catalogazione normata secondo le direttive ICCD del Ministero dei Beni Culturali Italiano, attraverso una consulenza esperta. Sul portale R’accolte in area riservata, infatti, accedono sia le fondazioni che il critico d’arte che supporta la catalogazione.

In un secondo tempo, dal 2014 abbiamo sviluppato DBarte, un software installato presso ciascuna Fondazione che permette la catalogazione locale delle opere e la sincronizzazione con R’accolte, in modo da raggiungere due obiettivi: facilitare e coordinare il lavoro di consulenza artistica sulla catalogazione, attraverso il portale R’accolte, da un lato; dall’altro dare uno strumento integrato locale e immediato per l’archiviazione e l’amministrazione, utilizzando anche i dati di acquisto, i prestiti, le assicurazioni e tutti gli altri elementi necessari alla gestione quotidiana del patrimonio artistico.

DBarte è diventato quindi un gestionale specializzato sulle opere d’arte con meccanismi sofisticati di sincronizzazione per facilitare sia la gestione quotidiana distribuita che quella artistica centralizzata. DBarte viene costantemente aggiornato ed evoluto secondo le idee e le esigenze di ciascuna Fondazione e di Acri, ed anche attraverso i nostri suggerimenti.